Polityka Prywatności Trans Granica Logistyka

1. Postanowienia ogólne 1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Trans Granica Logistyka z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”). 1.2. Polityka ma zastosowanie do klientów, kontrahentów, kierowców, dostawców usług oraz użytkowników naszych usług transportowych i logistycznych, a także osób kontaktujących się z nami telefonicznie, mailowo lub poprzez formularze kontaktowe. 1.3. Administratorem danych osobowych jest Trans Granica Logistyka z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Podstawa prawna i cele przetwarzania danych 2.1. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami prawa polskiego. 2.2. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach: a) zawarcie i realizacja umów transportowych i logistycznych, b) organizacja i koordynacja przewozów, spedycji i magazynowania, c) wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, rozliczeń i faktur, d) obsługa zapytań i korespondencji (telefonicznej, e‑mailowej, pisemnej), e) dochodzenie ewentualnych roszczeń lub obrona przed roszczeniami, f) realizacja obowiązków prawnych (np. podatkowych, rachunkowych, z zakresu prawa transportowego), g) zarządzanie relacjami z klientami i kontrahentami, h) rekrutacja pracowników i współpracowników, i) zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia i transportu (w tym monitorowanie pojazdów GPS, kontrola dostępu do obiektów), j) działania marketingowe własnych usług, jeżeli prawo na to zezwala i o ile nie sprzeciwi się temu osoba, której dane dotyczą.

3. Zakres przetwarzanych danych 3.1. W zależności od relacji z nami, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych: a) dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko, b) dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres siedziby, adres e‑mail, numery telefonów, c) dane dotyczące realizowanych usług: numery zleceń, trasy, informacje dotyczące ładunku, miejsca załadunku i rozładunku, d) dane kierowców i osób odpowiedzialnych za transport: imię, nazwisko, numery kontaktowe, numer rejestracyjny pojazdu, czas i trasa przejazdu, dane z systemów GPS, e) dane finansowe i rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, dane do faktury, informacje niezbędne do rozliczeń, f) dane rekrutacyjne: informacje zawarte w dokumentach rekrutacyjnych (CV, list motywacyjny, historia zatrudnienia, kwalifikacje, uprawnienia), g) inne dane przekazywane dobrowolnie w ramach kontaktu z nami, w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.

4. Sposób pozyskiwania danych 4.1. Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. przy zawieraniu umów, wysyłaniu zapytań, w trakcie realizacji usług) lub pośrednio – np. od kontrahentów, zleceniodawców, operatorów logistycznych, firm współpracujących, jeżeli jest to niezbędne do realizacji zleceń transportowych i wynika z przepisów prawa. 4.2. W przypadku danych kierowców i osób wskazanych do kontaktu, dane mogą być przekazywane przez pracodawcę lub zleceniodawcę.

5. Udostępnianie danych osobowych 5.1. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa lub na podstawie umów zawartych z nami, w szczególności: a) podmiotom świadczącym usługi transportowe, spedycyjne, magazynowe i logistyczne, b) przewoźnikom, podwykonawcom i partnerom biznesowym, c) dostawcom usług IT, systemów telematycznych (w tym GPS), systemów księgowych i komunikacyjnych, d) biurom rachunkowym, doradcom podatkowym i prawnym, e) firmom ubezpieczeniowym, kancelariom prawnym, podmiotom windykacyjnym w związku z dochodzeniem roszczeń, f) organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom i innym instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. 5.2. Wszystkie podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie zobowiązane są do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych i zachowania ich poufności.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich 6.1. W związku z międzynarodowym charakterem usług transportowych i logistycznych, dane mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), jeżeli jest to niezbędne do realizacji zlecenia. 6.2. W takim przypadku stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności w oparciu o standardowe klauzule umowne lub inne instrumenty przewidziane w RODO.

7. Okres przechowywania danych 7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności: a) przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy, b) przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego, c) w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania, d) dane rekrutacyjne – co do zasady przez czas trwania rekrutacji, a w przypadku zgody na przyszłe procesy rekrutacyjne – do czasu jej wycofania.

8. Prawa osób, których dane dotyczą 8.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa: a) prawo dostępu do danych osobowych oraz uzyskania ich kopii, b) prawo sprostowania (poprawiania) danych, c) prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych prawem, d) prawo ograniczenia przetwarzania, e) prawo przenoszenia danych do innego administratora, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy, f) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec działań marketingowych, g) prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania), h) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

9. Bezpieczeństwo danych 9.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. 9.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności i odpowiednio przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych.

10. Pliki cookies i technologie podobne (jeśli dotyczy strony internetowej) 10.1. Jeżeli korzystasz z naszej strony internetowej, możemy używać plików cookies i podobnych technologii w celach: a) zapewnienia prawidłowego działania strony, b) tworzenia statystyk, które pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony, c) dostosowania treści do preferencji użytkownika. 10.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą przeglądarki internetowej lub innych narzędzi, w tym je zablokować, co jednak może wpłynąć na niektóre funkcje strony.

11. Dobrowolność podania danych 11.1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub świadczenia usług transportowo‑logistycznych. 11.2. Odmowa podania danych może uniemożliwić zawarcie umowy lub należyte wykonanie usługi.

12. Zmiany Polityki Prywatności 12.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, technologii lub sposobu świadczenia usług. 12.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w miejscu dotychczasowej i obowiązuje od dnia jej opublikowania.

13. Dane kontaktowe 13.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych przez Trans Granica Logistyka na stronie internetowej lub w dokumentach firmowych.